การประชุม เราอยู่ท่ามกลางการโรคระบาด ขณะนี้ผู้บริหารใช้เวลาเฉลี่ย 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ในการประชุม โดยประมาณ 71 เปอร์เซ็นต์ บอกว่า การประชุมเหล่านี้ มักจะไม่เกิดผลและไม่มีประสิทธิภาพ แม้จะมีข้อบกพร่อง แต่การประชุมยังคงเป็นส่วนสำคัญของสถานที่ทำงานสมัยใหม่ การเพิ่มขึ้นของไซโลสำนักงาน และพนักงานระยะไกล ทำให้การตรวจสอบโมดูลเป็นประจำ เป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ทุกอย่างอยู่ในหน้าเดียวกัน

การชุมนุมจะไม่หายไปในเร็วๆ นี้ ดังนั้น เราจะทำงานเพื่อลดเวลา และเพิ่มผลิตภาพได้อย่างไร เนื่องจากไม่มีคำตอบง่ายๆ สำหรับคำถามนี้ แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะทำขั้นตอนง่ายๆ เพียงขั้นตอนเดียว เพื่อกำจัดการสูญเสียการประชุม แต่คุณสามารถเริ่มมองว่า การประชุมของคุณไม่ใช่งานที่น่าเบื่อแต่เป็นการลงทุน แทนที่จะจัดตารางเวลาเป็นประจำ และเข้าร่วมการประชุมโดยไม่สนใจ

ให้คิดล่วงหน้าว่า คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณอย่างไร ในช่วงเวลาที่คุณใช้ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพกับอีกคนหนึ่ง หากคุณต้องการยุติการประชุมที่ไม่รู้จบ และเริ่มจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ คุณควรเริ่มดำเนินการดังนี้ ได้แก่ การเพิ่มประสิทธิภาพการนัดหมายของคุณล่วงหน้า สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ทำให้การประชุมเกินกำลัง ไม่ใช่นิสัยที่ฝังแน่นหรือนโยบายที่ไม่ดี นี่เป็นการประชุมที่ไม่ดี

การประชุม ส่วนใหญ่เริ่มต้นโดยไม่มีวาระการประชุม และการประชุมที่ไร้จุดหมาย ก็ไม่น่าจะเกิดขึ้นเลย การประชุมที่ไม่จำเป็นต้องนำไปสู่การประชุมเพิ่มเติมตามสายเสมอไป คุณสามารถจบวงจรนี้ได้ โดยการกำหนดการการประชุมที่มีคุณค่าและมีประสิทธิภาพสำหรับทีมของคุณ เริ่มโดยเน้นที่วัตถุประสงค์ของการประชุม ทุกการประชุมที่คุณมีควรมีความจำเป็นต่อความสำเร็จของคุณ เช่นเดียวกับความสำเร็จของธุรกิจ และพนักงานของคุณ

นอกจากนี้ การประชุมที่ครอบคลุมหัวข้อ หรือพื้นที่มากเกินไป มักจะเป็นไปตามกำหนดเวลา และผู้เข้าร่วมจะรู้สึกแปลกแยก จำไว้ว่าให้คงอยู่ได้นานเท่าที่จำเป็น สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผลเท่านั้น ในการฝึกตัวเองให้ร่นเวลาในการประชุม คุณสามารถใช้เครื่องมือ เช่น Google ปฏิทิน วิธีนี้ทำให้คุณสามารถย่นเวลาการประชุมตามกำหนดการ โดยอัตโนมัติได้ห้านาที คุณจึงมีเวลาทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นระหว่างการประชุม ทำให้การประชุมของคุณเป็นประชาธิปไตย

ใครจัดตารางการประชุมในสำนักงาน โดยปกติ ผู้จัดการระดับสูงและผู้บริหารระดับสูง จะเป็นผู้เรียกประชุม และจัดทำโปรแกรมของตน และเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้รับผิดชอบ ที่จะได้รับคำสั่งจากเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ ว่า การประชุมที่มาจากด้านบนโดยตรงจะไม่น่าตื่นเต้นสำหรับคนอื่นๆ ให้ลองจัดตารางการประชุมใหม่ตั้งแต่ต้น การตัดสินใจทิศทาง หรือหัวข้อทั่วไปสำหรับการประชุมก่อนที่จะถามปัญหา หรือคำถามจากพนักงานของคุณเป็นหนทางไกล

ในการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมในการประชุม และการต่อสู้แบบตัวต่อตัว เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้การประชุมสั้นแต่มีความหมาย แม้แต่เรื่องง่ายๆ อย่างการสำรวจความคิดเห็นของ Google ที่ไม่เปิดเผยตัวตน ก็สามารถให้อิสระแก่ผู้เข้าร่วมในการแสดงความคิดเห็นได้ การนั่งในที่ประชุมและมีข้อสงสัยว่า ทำไมเราถึงอยู่ที่นั่นตั้งแต่แรก ทุกๆ นาทีที่มีคนใช้ไปในการประชุม ที่พวกเขาไม่ได้อยู่ในนาทีที่เสียไป และมันก็ยังมีศักยภาพที่จะจับภาพประสิทธิภาพของการประชุมได้ด้วย

วิธีหนึ่งในการค้นหาว่า ใครเป็นเจ้าของในการประชุม และใครไม่ได้ คือการกลับไปมุ่งเน้นที่การประชุม โดยคำนึงถึงหัวข้อของการประชุม ให้คิดว่าใครต้องการได้รับประโยชน์โดยตรง จากการได้ยินหัวข้อที่กำลังสนทนาอยู่ หรือจะมีอะไรที่มีความหมายที่จะเพิ่มในการสนทนา อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมประชุมเป็นไปทั้งสองทาง หากเมื่อตัดสินใจจัดองค์ประกอบของการประชุมครั้งต่อไปของคุณ คุณทิ้งคนที่ควรจะอยู่ที่นั่น

อาจเสียเวลาจำนวนมากในการพยายามจับตัวบุคคลนั้น อย่าลืมคิดนอกกรอบเล็กน้อย เมื่อพูดถึงผู้ที่อยู่ในการประชุมจริงๆ ตัวอย่างเช่น หากทีมโครงการของคุณกำลังประชุมกัน ซึ่งมันอาจจะดีกว่าถ้ามีผู้จัดการผลิตภัณฑ์ และวิศวกรซอฟต์แวร์คอยดูแลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี ซึ่งถูกกล่าวถึงให้สอดคล้องกับเป้าหมายของทีมอื่นด้วย แนวโน้มดูเหมือนจะสนับสนุนทฤษฎีนี้ ขณะนี้สามารถบันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วมการประชุมที่ถูกต้อง สำหรับการประชุมในอนาคตหลายครั้ง

การแทนที่จะใช้เครื่องมือดิจิทัล และเทคโนโลยีในการประชุมทางวิดีโอทำได้ง่ายกว่าที่เคย ไม่ว่าผู้เข้าร่วมจะอยู่ที่ไหนหรือกำลังทำอะไร การแพร่กระจายของเทคโนโลยี ได้เปิดตัวแอปพลิเคชันคลื่นลูกใหม่ ซึ่งพยายามอย่างเต็มที่เพื่อลดจำนวนการประชุมในสำนักงานของคุณอย่างมาก แพลตฟอร์มการสื่อสาร เช่น slack ช่วยให้คุณสร้างช่องทางแยกสำหรับผู้คนในการสื่อสาร สำหรับการประชุมบางส่วน

แนะนำให้คุณสร้างช่องทางสำรองเฉพาะในหัวข้อนี้ แทนที่จะโพสต์ในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน ถามคำถามที่เกี่ยวข้องที่ต้องการคำตอบ หรือเริ่มการสนทนา ดูในขณะที่มีการประชุมทางดิจิทัล โดยไม่จำเป็นต้องปิดตัวลงโดยสมบูรณ์ แอปพลิเคชันในมือถือและอื่นๆ เช่น Trello ให้ทุกคนได้เห็นว่าคนอื่นๆ กำลังทำงานอะไรอยู่ โดยไม่ต้องลงทะเบียนเข้าร่วมการประชุมอย่างต่อเนื่อง

หากมีการประชุมประเภทใดที่คุณต้องการย่อ ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถถ่ายโอนฟังก์ชันการจัดการประชุมนั้นในพื้นที่ดิจิทัล การประชุมที่ไม่ดี กินผลกำไรของบริษัททั่วโลก ดังนั้น จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะทำสิ่งที่คุณสามารถควบคุมกำหนดการประชุมในสำนักงานของคุณได้ เมื่อคิดว่า การประชุมเป็นสินทรัพย์สำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถสร้างกิจกรรมยามว่าง ที่ชื่นชอบของบริษัทอเมริกาได้

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ > อาการคนท้อง ขณะตั้งครรภ์ที่สามารถพบได้บ่อยที่คุณแม่มือใหม่ควรรู้